সমাজসেবা অধিদপ্তরে সংস্থা/সংগঠন নিবন্ধনের নিয়ম

স্বেচ্ছাসেবী সমাজকল্যাণ সংগঠন বা সংস্থাসমূহকে সরকারি নিবন্ধন দেওয়ার কাজ সমাজসেবা অধিদপ্তরের। আজকের লেখায় সংগঠন নিবন্ধন করার নিয়ম সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করবো। সমাজের ও দেশের কল্যাণে যারা বিনা পারিশ্রমিকে কাজ করেন তাদেরকে বলা হয় স্বেচ্ছাসেবী। আর এক কথায় সমাজের উন্নয়নে সরকারের সাথে কাঁধে কাঁধ মিলিয়ে কাজ করা সংগঠনগুলোই হলো স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন বা সংস্থা।

কোন স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন যখন সমাজসেবার নিবন্ধনের পেতে চায় সেক্ষেত্রে বেশকিছু নিয়মকানুনের ভেতর দিয়ে নিবন্ধন প্রক্রিয়া শেষ করতে হয়। স্বেচ্ছাসেবী সমাজকল্যাণ সংস্থাসমূহ (নিবন্ধন ও নিয়ন্ত্রণ) অধ্যাদেশ, ১৯৬১ এবং স্বেচ্ছাসেবী সমাজকল্যাণ সংস্থাসমূহ (নিবন্ধন ও নিয়ন্ত্রণ) বিধি,১৯৬২ অনুযায়ী দেশের সমাজকল্যাণ সংগঠনগুলোকে নিয়ন্ত্রণ ও নিবন্ধন প্রদান করা হয়।

সংস্থার নামের ছাড়পত্রের আবেদন

সমাজসেবা অধিদপ্তর থেকে সংগঠনের নামের ছাড়পত্র গ্রহণের আবেদন হলো নিবন্ধনের প্রথম ধাপ। জেলা সমাজসেবা কার্যালয়ের উপ-পরিচালক বরাবরে নির্দিষ্ট নামের ছাড়পত্রের আবেদন ফরমে স্বেচ্ছাসেবী সমাজকল্যাণ সংস্থা/প্রতিষ্ঠান/সংগঠন নিবন্ধনের জন্য আবেদন করতে হবে। অগ্রাধিকার ভিত্তিতে তিনটি নাম প্রস্তাব করা যায় এই ফরমে। তিনটি নাম থেকে একটি নামের ছাড়পত্র দিবে কর্তৃপক্ষ।

নামের ছাড়পত্রের আবেদনের সময় সংস্থার নামকরণে কিছু বিষয়ে অবশ্যই সতর্ক থাকতে হবে। আপনার সংস্থার নামের সাথে “জাতীয়” বা “বাংলাদেশ” শব্দ যাতে না থাকে সেদিকে লক্ষ্য রাখতে হবে। যদিও এসব শব্দ যুক্ত করা আবশ্যিক হয় স্থানীয় পর্যায়ে নিবন্ধনের পর পরবর্তীতে সমাজসেবা অধিদপ্তরের মহাপরিচালক বরাবর আবেদনের মাধ্যমে এসব শব্দ যুক্ত করা যাবে।

সরকারি বা বেসরকারি কোন প্রতিষ্ঠানের কর্মকর্তা/কর্মচারী কল্যাণ সমিতির নামে ছাড়পত্রের আবেদনের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট দপ্তরের প্রধানের অনাপত্তিপত্র আবেদনের সাথে দিতে হবে।

জাতীয় বা আন্তর্জাতিক খ্যাতিমান ব্যক্তিত্ব, লেখক, শিল্পী বা বুদ্ধিজীবী কোন ব্যক্তির নামে সংস্থার নামকরণের ক্ষেত্রে তার পরিবারের অনাপত্তিপত্র আবেদনের সাথে দিতে হবে। পাশাপাশি যদি অন্যকোন ব্যক্তির নামে সংস্থার ছাড়পত্র চান তাহলে সংস্থার নামে অনুদান হিসেবে ন্যূনতম ৫ লক্ষ টাকা সংশ্লিষ্ট সংস্থার ব্যাংক হিসাবে অনুদান হিসেবে জমা দেওয়া হয়েছে মর্মে প্রমাণপত্র আবেদনের সাথে সংযুক্ত করতে হবে।

এতিমখানা/শিশু সদন/পরিবার নিবন্ধনের পূর্বে ১৯৪৪ সালের এতিমখানা এবং বিধবা সদন আইনের ৫ ধারামতে সংশ্লিষ্ট জেলা প্রশাসকের অনুজ্ঞাপত্র গ্রহণ করতে হবে।

সংগঠনের গঠনতন্ত্র, লক্ষ্য-উদ্দেশ্য ও রেজুলেশন প্রণয়ন

স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন নিবন্ধনের জন্য একটি অত্যাবশকীয় উপাদান হচ্ছে সংগঠনের গঠনতন্ত্র, লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য ও বিভিন্ন সময় মিটিং-এর রেজুলেশন। এসব অত্যান্ত গুরুত্বপূর্ণ। সংস্থার গঠনতন্ত্র কেমন হবে এবং গঠনতন্ত্রে কি কি বিষয় উল্লেখ থাকবে সে বিষয়েও কিছু সুনির্নিদিষ্ট নিয়মকানুন বলে দেওয়া আছে।

তাছাড়া সংস্থার শুরু থেকে সংস্থার নামকরণের সাধরণ সভার রেজুলেশন এবং বিভিন্ন ধাপে সাধারণ সভা ও কমিটি গঠনের রেজুলেশনও নিবন্ধন পাওয়ার ক্ষেত্রে অতীব জরুরী। যেমন: শুরুতে সংস্থার নামকরণ সংক্রান্ত সভার রেজুলেশনের ফটোকপি আবেদনের সাথে দিতে হয়।

পাশাপাশি আপনার সংস্থার লক্ষ্য কি এবং কি কি উদ্দেশ্য বাস্তবায়ন করেছে এবং করবে সে বিষয়েও স্পষ্ট ধারণা দিতে হয়।

বেসরকারি পাঠাগার নিবন্ধন প্রক্রিয়া

গঠনতন্ত্র প্রণয়নের সময় অবশ্যই মনে রাখবেন আপনার গঠনতন্ত্রে যাতে ভূমিকা, সংস্থার নাম, সংস্থার কার্যক্রমের আওতাভুক্ত এলাকা কতটুকু হবে, প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা বিস্তারিত, সদস্য পদ নিয়ে বিস্তারিত দফা, সংগঠনের যদি কোন শাখা থাকে বা ভবিষ্যতে কোন শাখা হলে কিভাবে হবে সে বিষয়ে স্পষ্ট ধারণা গঠনতন্ত্রের প্রথম ভাগে রাখবেন।

এরপর, সংগঠনিক কাঠামো। যেমন, সংস্থা পরিচালনার জন্য কার্যকরী পরিষদ, সাধারণ পরিষদ ও উপদেষ্টা পরিষদ, দায়িত্ব কি কি থাকবে, কার ক্ষমতা কতটুকু থাকবে সেসব বিষয়ে গঠনতন্ত্রে উল্লেখ থাকতে হবে।

তাছাড় সভা আহবান পদ্ধতি, নির্বাচন পদ্ধতি, বাজেট ব্যবস্থাপনা, সংস্থার জনবল নিয়োগ, স্বেচ্ছায় বিলুপ্তির বিধানসহ প্রয়োজনীয় বিষয়াদি আপনার প্রণয়নকৃত গঠনতন্ত্রে অবশ্যই উল্লেখ থাকতে হবে।

কার্যকরী পরিষদ, সাধারণ পরিষদ ও উপদেষ্টা পরিষদ যেভাবে হবে

একটি স্বেচ্ছাসেবী সংস্থা পরিচালনার জন্য বেশকিছু কমিটি প্রণয়ন করতে হয়। সাধারণত যারা মূলত সংস্থা পরিচালনা করেন অর্থ্যৎ প্রথম সারিতে থেকে সংগঠনের নেতৃত্ব দেন তাদের নিয়ে গঠিত হবে কার্যকরী পরিষদ।

আবার সংগঠনের যারা সাধারণ সদস্য হিসেবে সংগঠনের স্বেচ্ছাসেবীমূলক কাজ করে যাবে তাদের নিয়ে গঠিত হবে সাধারণ পরিষদ। এই সাধারণ পরিষদ হলো মূলত কার্যকরী পরিষদ গঠনের মূল ভোটার এবং নির্বাচনকারী। এই সাধারণ পরিষদের সদস্যদের প্রত্যক্ষ ভোটে বা মনোনয়নের মাধ্যমে প্রতি দুই বছর বা গঠনতন্ত্রে উল্লেখিত সময়ে সময়ে কার্যকরী পরিষদ গঠিত হবে।

সর্বশেষ হলো উপদেষ্টা পরিষদ। সংস্থা পরিচালনায় যারা বুদ্ধি, পরামর্শ ও সহযোগীতা করবে তাদের নিয়ে গঠিত হবে উপদেষ্টা পরিষদ। সমাজের মান্যগণ্য মানুষদের নিয়ে গঠিত হতে পারে এই পরিষদ। বা যারা আপনার সংস্থার নিয়মিত পৃষ্ঠপোষক তাদের নিয়েও এই পরিষদ গঠিত হতে পারে।

তবে এখানে একটি বিষয় আপনাকে খেয়াল রাখতে হবে। কার্যকরী পরিষদ সর্বনিম্ন সাত সদস্যবিশিষ্ট হতে হবে। এবং কার্যকরী পরিষদ যে সংখ্যক সদস্য নিয়ে গঠিত হবে তার তিনগুণ সদস্য থাকতে হবে সাধারণ পরিষদে। যদি ধরি কার্যকরী পরিষদ সাত সদস্য নিয়ে গঠিত হলে সাধারণ পরিষদে সদস্য থাকতে হবে সর্বনিম্ন একুশ জন। আর উপদেষ্টা কমিটির ক্ষেত্রে সর্বনিম্ন পাঁচজন। সকল কমিটি অবশ্যই বিজোড় সংখ্যক সদস্য নিয়ে হতে হবে।

সংস্থা নিবন্ধনের জন্য প্রয়োজনীয় কাগজপত্র

১. নামের ছাড়পত্রের আবেদন ফরম।
২. ইউনিয়ন/পৌরসভা/উপজেলা থেকে সংস্থার নামে সুপারিশপত্র।
৩. সংস্থার নামে ব্যাংক হিসাবের স্টেটমেন্ট।
৪. সংস্থার গঠনতন্ত্রের ফটোকপি।
৫. কার্যকরী পরিষদ ও গঠনতন্ত্র অনুমোদন সংক্রান্ত্র সভার রেজুলেশনের ফটোকপি।
৬. কার্যকরী পরিষদের সদস্যদের নাম, পিতার নাম, পেশা, শিক্ষাগত যোগ্যতা, ঠিকানাসম্বলিত তালিকা।
৭. সাধারণ পরিষদের সদস্যদের বিস্তারিত তালিকা।
৮. সংস্থার লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য আলাদা আলাদা কাগজে বিস্তারিত।
৯. সংস্থার কার্যালয়ের ভাড়া বা জমির দলিলের ফটোকপি। ভাড়ার ক্ষেত্রে ৩০০/= টাকার নন জুড়িসিয়াল স্ট্যাম্পে চুক্তিপত্র।
১০. সংস্থার/প্রতিষ্ঠানের আসবাবপত্রের তালিকা।
১১. সংগঠনের আয়/ব্যায় বাজেট তালিকা।
১২. কার্যকরী পরিষদের সদস্যরা একই পরিবারের নয় মর্মে প্রত্যায়নপত্র।
১৩. এক্সিকিউটিভ বডির সদস্যরা সংস্থায় চাকরী করেন না মর্মে প্রত্যয়ন।
১৪. বিবিধ প্রত্যায়ন পত্র।
১৫. সংস্থার নামে সাইনবোর্ড।

মোটামুটি এসব কাগজপত্র তৈরি হলেই আপনি সংস্থা বা সংগঠন নিবন্ধনের জন্য প্রস্তুত। এখানে আরও একটি বিষয় বলে রাখা ভালো প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে কাগজপত্র আরও লাগতে পারে। এক্ষেত্রে আপনার নিকটস্থ সমাজসেবা কর্মকর্তার সাথে পরামর্শ করে নিতে হবে। তবে আবশ্যিকভাবে উপরের চেকলিস্টে দেওয়া কাগজপত্রগুলো লাগবে।

প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে আরও নানান প্রত্যয়নও প্রয়োজন হতে পারে। একটা বিষয় মনে রাখবেন এসব কাগজপত্র জমা দেওয়ার সময় সংস্থার সভাপতি ও সাধারণ সম্পাদক দ্বারা সকল কাগজপত্র স্বাক্ষর করে প্রত্যায়িত করতে হবে। পাশাপাশি অবশ্যই সিল ব্যবহার করতে হবে।

জাতীয় নিরাপত্তা গোয়েন্দা(এন.এস.আই) ভেরিফিকেশন

নামের ছাড়পত্র প্রদানের আবেদন পাওয়ার সাথে সাথেই সমাজসেবা অধিদপ্তর থেকে আপনার সকল কাগজপত্রের একটি কপি যাবে জাতীয় নিরাপত্তা গোয়েন্দা সংস্থা(এন.এস.আই) এর কাছে। তারা যথাযথভাবে নানান সোর্স থেকে যাচাই-বাছাই করে যদি দেখে আপনার সংগঠনকে নিবন্ধন দেওয়া জাতীয় নিরাপত্তার জন্য যদি হুমকি না হয় তাহলে সমাজসেবা অধিদপ্তরে সে অনুযায়ী সুপারিশ করে প্রদিবেদন দিবে।

এখানে আরও একটি বিষয় বলে রাখা ভালো এন.এস.আই ভেরিফিকেশনের আগে আপনার নিকটস্থ সমাজসেবা কর্মকর্তাও সরজমিনে আপনার সংস্থার অফিস বা কার্যালয় পরিদর্শন করে একটি প্রাথমিক প্রতিবেদন প্রদান করবেন।

সবকিছু ঠিকঠাক থাকলে ট্রেজারি চালানের মাধ্যমে ৫,০০০/= টাকা জমাদানের মাধ্যমে নিবন্ধনপত্র পাওয়ার জন্য আবেদন করলে আপনার সংস্থার নামে সমাজসেবা অধিদপ্তর থেকে নিবন্ধন প্রদান করা হবে।

স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন নিবন্ধনের গুরুত্ব

দেশের উন্নয়নে অনন্য ভূমিকা রেখে যাচ্ছে হাজার হাজার স্বেচ্ছাসেবী সংগঠনসমূহ। অনেকে নিবন্ধন নিয়ে কিংবা নিবন্ধন ব্যতীত সমাজ উন্নয়নমূলক কাজ করে যাচ্ছে। তবে স্বেচ্ছাাসেবীমূলক কাজ করতে সংস্থার নামে সরকারী স্বীকৃতি থাকলে জসমানুষের কাছে সংস্থার যেমন বিশ্বাসযোগ্যতা বাড়ে তেমনি ভবিষ্যতে সংস্থার কার্যক্রমের পরিসর বৃদ্ধিতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে সমাজসেবা অধিদপ্তরের নিবন্ধন।

পাশাপাশি বিদেশী আর্থিক দান গ্রহণে এন.জি.ও বিষয়ক বুরো বা জয়েন্ট স্টক থেকে যে নিবন্ধনের প্রয়োজন হয় সেখানেও আবেদনের ক্ষেত্রে সমাজসেবার নিবন্ধন থাকলে অনেক দ্রুত এবং সহজভাবে অন্যসব নিবন্ধন পাওয়া যায়।

আমাদের পরামর্শ

অনেকে সমাজসেবা অধিদপ্তর থেকে স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন নিবন্ধনে দালালের মাধ্যমে আবেদন করতে গিয়ে প্রতারিত হন। নিজে নিজেই নিয়ম মেনে স্বেচ্ছাসেবী সংগঠন নিবন্ধনের জন্য আবেদন করলে অর্থ এবং অভিজ্ঞতা দুটোরই উপকার হয়।

তারপরেও যদি নিবন্ধনের আবেদন জটিল প্রক্রিয়া মনে হয় সেক্ষেত্রে অভিজ্ঞ আইন পরামর্শক বা আপনার নিকটস্থ সমাজসেবা অফিসে গিয়ে সরাসরি সমাজসেবা কর্মকর্তার সাথে কথা বলুন। বর্তমান পরিপ্রেক্ষিতে আপনার সংগঠন যদি সত্যি সত্যিই অরাজনৈতিক এবং স্বাধীনতা বিরোধী শক্তির পক্ষে কাজ না করে থাকে তাহলে আশা করি সমাজসেবা অধিদপ্তরের নিবন্ধন পেতে খুব বেশি বেগ পেতে হবে না। তাছাড়া আরও বিস্তারিত সহযোগিতা ও পরামর্শের জন্য আমাদের সাথে ই-মেইলে যোগাযোগ করার অনুরোধ জানাচ্ছি। ভালো থাকুন, সুস্থ থাকুন।

আইন বিষয়ে নানান ভিডিও দেখুন: https://www.youtube.com/channel/UCzKL7AcBsC06qCPb3sEKX4Q